ই-অকশন সিস্টেমে নিলামে অংশগ্রহণকারী দরদাতারা যে সকল সাধারণ শর্তাবলী অবশ্যই মানতে বাধ্য থাকবেন তা নিম্নরুপঃ

• সকল আগ্রহী দরদাতাকে অবশ্যই এপিএসসিএল-এর e-auction সিস্টেমে নিবন্ধিত হতে হবে। শুধুমাত্র নিবন্ধিত দরদাতাগণ নিলামে অংশগ্রহণ করতে পারবেন।
• একজন দরপত্রদাতা একটি মাত্র দরপত্র দাখিল করতে পারবেন। কোন দরদাতা একাধিক দরপত্র দাখিল করলে তার সকল দরপত্র বাতিল হবে।
• Online ভিত্তিক Auction টি তে অংশগ্রহণ সংক্রান্ত যে কোন কারিগরি সহায়তা ও ব্যাখ্যার জন্য Office hour (8am-4pm)-এ প্রকিউরমেন্ট বিভাগে যোগাযোগ করতে পারবেন ।
• নিলাম দরপত্র বিজ্ঞপ্তি ও এতে উল্লিখিত শর্তাবলী মেনে নিলামে অংশগ্রহণ করতে হবে। অংশগ্রহণের পর উক্ত শর্তাবলীর বিষয়ে কোন প্রকার ওজর-আপত্তি গ্রহণযোগ্য হবেনা।
• এপিএসসিএল-এর ই-অকশন সিস্টেমের মাধ্যমে নিলাম দরপত্র দাখিল করতে হবে। ডাক, কুরিয়ার সার্ভিস কিংবা ফ্যাক্সের মাধ্যমে প্রাপ্ত কোন নিলাম দরপত্র গ্রহণযোগ্য বলে বিবেচিত হবে না।
• ই-অকশন সিস্টেমে নির্দিষ্ট তারিখ ও সময়ের পরে কোন নিলাম দরপত্র দাখিল করা যাবে না। নির্ধারিত সময়ের মধ্যে ই-অকশন সিস্টেমে টাকা জমা করতে না পারলে- তার দায়-দায়িত্ব এপিএসসিএল বহন করবে না।
• হালনাগাদ ট্রেড লাইসেন্স (স্ক্যানড কপি) অনলাইনে দাখিল করতে হবে।
• হালনাগাদ আয়কর পরিশোধ সংক্রান্ত ডকুমেন্ট (স্ক্যানড) অনলাইনে দাখিল করতে হবে।
• ভ্যাট নিবন্ধন সনদপত্র (স্ক্যানড কপি) অনলাইনে দাখিল করতে হবে।
• কোন দরপত্র LIVE- এ থাকাবস্থায় কোন সংশোধনী (amendment) আনা হলে -তা শুধুমাত্র এপিএসসিএল-এর ই-অকশন সিস্টেমে প্রকাশ করা হবে। সকল আগ্রহী দরপত্রদাতাকে নিয়মিতভাবে e-Auction সাইটে লক্ষ্য রাখার জন্য অনুরোধ করা হলো।
• নির্ধারিত সময়ের মধ্যে দর প্রদান করতে হবে। e-Auction সিস্টেম ব্যবহার করে দর প্রদানকালে কোন ধরনের কারিগরি ত্রুটি (Internet Connection এর সমস্যা ইত্যাদি)-র জন্য যথা সময়ে bid করতে না পারার জন্য, অথবা corrupted বা virus infected file বা file download না করতে পারার দায় কর্তৃপক্ষ বহন করবে না, সকল দায় দরদাতাকে বহন করতে হবে। ত্রুটিপূর্ণ ও অসম্পূর্ণ দরপত্র বাতিল বলে গণ্য হবে।
• আংশিক মালামালের জন্য দরপত্র দাখিল করা যাবে না এবং তা গ্রহণযোগ্যও হবে না।
• দরপত্র দাখিলের তারিখ, সময় ও শর্তাবলী পরিবর্তন/ সংশোধনের সকল ক্ষমতা দরপত্র আহ্বানকারী সংরক্ষণ করেন।
• শর্তাধীন/শর্তযুক্ত (Conditional) নিলাম দর গ্রহণযোগ্য হবে না।
• নিলামকৃত মালামালের বিপরীতে কোন warranty প্রযোজ্য হবে না।
• যে কোন কারণ দর্শানো ব্যতিরেকে কর্তৃপক্ষ যে কোন দরপত্র গ্রহণ বা সকল দরপত্র বাতিল করার ক্ষমতা সংরক্ষণ করেন।
• এপিএসসিএল কর্তৃক গঠিত ডেলিভারি কমিটির উপস্থিতিতে তাঁদের ছাড়পত্র অনুযায়ী মালামাল গ্রহণ করতে হবে।
• শর্তাবলীতে উল্লেখ নাই এমন বিষয়ে কোন জটিলতার সৃষ্টি হলে দরপত্র আহ্বানকারী কর্তৃপক্ষের সিদ্ধান্তই চূড়ান্ত বলে বিবেচিত হবে।